Tablodan uygulamaya ne zaman geçilmeli?

Birçok iç süreç bir elektronik tablo ile başlar ve bu çoğu zaman doğru bir tercihtir. Tablo esnektir, herkes kullanmayı bilir ve yeni bir ihtiyaç ortaya çıktığında birkaç dakikada uyarlanabilir. Sorun, tablonun büyüyen bir sürecin taşıyıcısı hâline geldiği noktada başlar.

Tablonun sınırına geldiğinizi gösteren işaretler

Aşağıdaki durumlardan birkaçı aynı anda görülüyorsa, geçişi düşünmenin zamanı gelmiş demektir:

• Aynı dosyanın birden fazla kopyası dolaşıyor ve hangisinin güncel olduğu tartışılıyor.
• Bir hücredeki formülün bozulması, ay sonu raporunu yanlış çıkarıyor ve fark edilmesi günler sürüyor.
• Kimin hangi satırı ne zaman değiştirdiği bilinmiyor.
• Bilginin bir kısmı tabloda, bir kısmı e-postada, bir kısmı da bir kişinin hafızasında duruyor.
• Dosyaya erişimi olan herkes tüm verileri görebiliyor; oysa bazı bilgilerin yalnızca belirli kişilere açık olması gerekiyor.

Görünmeyen maliyet

Tablo tabanlı süreçlerin maliyeti lisans bedelinde değil, harcanan emekte görünür. Verinin kopyalanması, kontrol edilmesi, düzeltilmesi ve yeniden paylaşılması her hafta düzenli bir zaman alır. Bu zaman çoğu zaman kayda geçmez, çünkü işin doğal bir parçası gibi görülür.

Bir uygulama bu emeği tamamen ortadan kaldırmaz, ancak tekrar eden kısmı sistemin üstlenmesini sağlar: veri bir kez girilir, kurallar uygulama tarafından denetlenir ve rapor istendiğinde hazırdır.

Geçişte dikkat edilecekler

Tablodan uygulamaya geçiş, tablonun ekrana taşınması değildir. Geçiş sırasında şu konular yeniden ele alınmalıdır:

Veri yapısı. Tablodaki sütunlar çoğu zaman zamanla eklenmiştir ve birbiriyle tutarsızdır. Geçiş, hangi bilginin gerçekten gerekli olduğunu ayıklamak için iyi bir fırsattır.

Roller ve yetkiler. Kim veri girecek, kim onaylayacak, kim yalnızca görüntüleyecek? Bu ayrım tabloda genellikle yoktur ve uygulamanın en değerli kazanımlarından biridir.

Geçmiş veri. Eski kayıtların ne kadarının taşınacağı ve nasıl temizleneceği baştan kararlaştırılmalıdır.

Dışa aktarım. Ekiplerin alıştığı tablo görünümü tamamen kaybolmamalıdır. Uygulamadan tabloya dışa aktarım, geçişi kolaylaştırır.

Her tablo uygulama olmak zorunda değil

Tek kişinin kullandığı, kısa ömürlü ya da deneme amaçlı tablolar olduğu gibi kalabilir. Geçiş kararı, sürecin kaç kişiyi ilgilendirdiğine, verinin ne kadar kritik olduğuna ve hatanın ne kadar pahalıya mal olduğuna göre verilmelidir. Doğru soru “Bunu uygulamaya çevirebilir miyiz?” değil, “Bu süreç tabloda kaldıkça bize neye mal oluyor?” sorusudur.