Bulut geçişinden önce çıkarılması gereken envanter

Bir kurumun e-postasını, dosyalarını ya da uygulamalarını buluta taşıması teknik olarak çoğu zaman mümkündür. Geçişi zorlaştıran, taşınacak yapının tam olarak bilinmemesidir. Unutulan bir paylaşım klasörü, eski bir yazıcı tarayıcısının e-posta ayarı ya da yalnızca bir kişinin bildiği bir uygulama, geçiş haftasında beklenmedik kesintilere yol açabilir.

Envanterin dört katmanı

1. Kullanıcılar ve hesaplar. Aktif kullanıcıların listesi, ayrılmış ancak hesabı açık kalmış kişiler, ortak kullanılan hesaplar ve uygulamalar için açılmış teknik hesaplar ayrı ayrı belirlenmelidir. Geçiş, kullanılmayan hesapları kapatmak için iyi bir fırsattır.

2. Veriler. Dosya sunucusundaki klasörler, kişisel bilgisayarlarda tutulan kritik dosyalar, e-posta arşivleri ve uygulama veri tabanları listelenir. Her veri grubu için sahibi, boyutu ve kimlerin erişmesi gerektiği not edilir.

3. Uygulamalar. Kullanılan her uygulama için nerede çalıştığı, hangi verilere eriştiği ve hangi uygulamalarla konuştuğu yazılır. Bazı eski uygulamalar buluta taşınamayabilir; bu durum geçiş planını şekillendirir.

4. Cihazlar ve bağlantılar. Yazıcılar, tarayıcılar, kameralar, kart okuyucular ve e-posta gönderen diğer cihazlar sık unutulur. Bu cihazların hangi sunucuya ya da e-posta ayarına bağlı olduğu kontrol edilmelidir.

Bağımlılıkları görmek

Envanterin asıl değeri bağımlılıkları göstermesindedir. Örneğin muhasebe uygulaması bir paylaşım klasörüne rapor yazıyor, o klasör de her sabah başka bir kişi tarafından açılıyorsa, klasörün taşınması iki farklı işi etkiler. Bu ilişkileri basit bir tabloyla bile göstermek, geçiş sırasının doğru kurulmasını sağlar.

Erişim düzenini yeniden kurmak

Yerel ortamlarda yıllar içinde biriken izinler çoğu zaman karmaşıktır. Geçiş sırasında bu izinleri aynen kopyalamak yerine rol bazlı bir düzen kurmak, hem güvenliği artırır hem de sonraki yönetimi kolaylaştırır. Hangi ekibin hangi klasörlere erişeceği, misafir kullanıcıların nasıl ekleneceği ve çok faktörlü kimlik doğrulamanın kimler için zorunlu olacağı bu aşamada belirlenir.

Geçiş sırası

İyi bir geçiş tek seferde yapılmaz. Önce küçük bir pilot grup taşınır, sorunlar görülür ve çözülür; ardından diğer ekipler planlı aralıklarla taşınır. Her aşamada geri dönüş yolu bellidir ve kullanıcılar ne zaman, neyin değişeceğini önceden bilir.

Kontrol listesi

• Tüm aktif ve pasif hesaplar listelendi mi?
• Her veri grubunun sahibi ve erişim ihtiyacı belli mi?
• Taşınamayacak uygulamalar için çözüm belirlendi mi?
• E-posta gönderen cihazların ayarları not edildi mi?
• Pilot grup ve geri dönüş planı hazır mı?

Envanter hazırlamak geçişi geciktiren bir iş gibi görünebilir; aslında geçiş haftasında yaşanacak sürprizlerin büyük bölümünü önceden ortadan kaldırır.